Cum să ajungi la miezul oricărei probleme. Metoda „Celor 5 De ce?”

 Există diferite căi în care putem perfecționa analiza unei cauze fundamentale.

În acest articol, vă voi arăta cum să folosiți metoda „Celor 5 De ce” pentru a face analiza unei cauze fundamentale.

Ce este o cauză fundamentală?

În primul rând aș vrea să încep prin a stabili ce este aceea o cauză. Este un fenomen care determină apariția unui alt fenomen, de obicei mult mai mare. Condensarea vaporilor de apă din atmosferă, de exemplu, este cauza fenomenului numit ploaie.

Iar o cauză fundamentală este cauza care determină producerea a mai multor cauze și fenomene, după cum vom vedea într-unul dintre exemplele de mai jos.

Atunci când încercăm să reparăm o problemă, aceasta poate fi clasificată în trei categorii:

- cauză fizică,

- cauză umană,

- cauză organizațională.

Cauza fizică are legătură cu materiale tangibile, care nu funcționează corespunzător sau deloc (frâna de la mașină, pană de curent, suprasolicitarea aparatelor). Cauza umană ține de persoane care au făcut ceva greșit sau care nu au făcut ceea ce trebuia făcut. Această cauză poate porni o cauză fizică. De exemplu: Lichidul de frână nu a fost pus, ceea ce a dus la stricarea frânelor.

Cauza organizațională ține de sisteme defectuoase, procese sau politice interne, ori de mediul asemănător folosit de către oameni în luarea unor anumite decizii. De exemplu: Nimeni nu a fost responsabil pentru mentenanța vehiculului, și toată lumea a presupus că altcineva va pune lichidul de frână.

În al doilea rând, aș vrea să discutăm puțin despre ”root cause analysis”, sau despre ceea ce se traduce prin ”analiza cauzei fundamentale”.

Citește și articolul: ”De ce nu dormi bine și de ce nu dai randament la muncă”!

Analiza cauzei fundamentale (ACF)

Analiza cauzei fundamentale este o tehnică de soluționare a problemelor, folosită la identificarea, înțelegerea și rezolvarea problemelor sau a incidentelor. Se focusează pe rezolvarea cauzei fundamentale a evenimentelor și nu pe simptomele inițiale.

Pași în procesul analizei cauzei fundamentale:

- definirea problemei - un pas important pentru analiza cauzei fundamentale. Include menționarea naturii, locației, nivelului de impact și a timpului evenimentelor.

- analizarea cauzei problemei - presupune obținerea unor informații clare și înțelegerea cauzelor care au condus la problemă, folosind diverse ustensile și tehnici, cum ar fi metoda „celor 5 De ce”, analiza Paretto, analiza cauză și efect și brainstormingul de grup.

- implementarea unei soluții temporare în timp ce cauza fundamentală este analizată. De exemplu, din vreme ce motivul pentru eșecul unei proceduri standard este analizat, pune în vigoare pași pentru a menține ritmul productivității.

- luarea unei măsuri corective - bazându-te pe analiză, prioritizează cea mai profund probabilă cauză a problemei și implementează acțiuni corective ca să diminuezi sau să elimini problema.

- implementarea măsurilor de control - după ce acțiunea corectivă a fost implementată, pune în vigoare măsuri ca să te asiguri că problema nu apare din nou.

Când se folosește ACF?

ACF se folosește atunci când:

• are loc o problemă repetitivă.
• există o problemă care periclitează siguranța și sănătatea.
• are loc un defect critic.
• alte circumstanțe personale.

Acum că am definit ceea ce înseamnă cauză fundamentală și analiza cauzei fundamentale, aș vrea să definim care este metoda cea mai simplă prin care putem rezolva aceste probleme și să ajungem la cauza lor fundamentală.

Metoda „Celor 5 De Ce?”

Metoda „Celor 5 De Ce?” este cea mai simplă unealtă de analiză a unei cauze fundamentale și care folosește o abordare interogativă. Această abordare este eficientă deoarece explorează relația dintre cauză și efect al unei anumite probleme. În plus, metoda nu necesită o analiză statistică.

Țelul principal al acestei tehnici este acela de a detecta cauza fundamentală a unui defect sau al unei probleme repetând întrebarea „de ce?”.

Sunt 4 motive pentru care această analiză este considerată una dintre cele mai eficiente metode al analizei cauzei fundamentale. Metoda „Celor 5 De Ce?” ne ajută să răspundem la întrebarea „de ce un anumit lucru s-a întâmplat într-un anume mod?”. Caută să identifice originea problemei. Din aplicarea acestei metode pot rezulta una sau mai multe probleme fundamentale, care duc către originea problemei.

Metoda „Celor 5 De ce?” se asigură că alunecăm în acea pantă a reparării problemei. Mai degrabă, ea ne ajută să rezolvăm problema adevărată a unei situații, în loc să îi tratăm simptomele și ne ajută să descoperim:

- ce s-a întâmplat?

- de ce s-a întâmplat?

- cum să reducem probabilitatea ca problema să se repete?

Haideți acum să vedem de ce metoda „celor 5 de ce?” este considerată una dintre cele mai eficiente metode ale ACF:

• Definește problema

Prima oară când trebuie să aplicăm metoda ”celor 5 De ce?”, trebuie mai întâi să definim care este problema. Trebuie să ne asigurăm că enunțăm corect care este problema asupra căreia vrem să ne focusăm și pe a cărei cauză fundamentală trebuie să o găsim.

• Întreabă

După ce definim problema, următorul pas este acela de a aborda problema, punând întrebarea „de ce?”.

Întreabă de ce problema se desfășoară. Repetă acest pas până când descoperi miezul problemei.

Notă: s-ar putea să fie nevoie să întrebi ”de ce?” de mai puține sau de mai multe ori decât cinci, până când găsești care este problema.

• Testează logica invers

Testează logica invers, începând cu cel mai mic „de ce?”. Amintește-ți că deși această tehnică se numește ”Metoda Celor 5 De Ce?”, cel mai mic „de ce?” poate fi mai mic sau mai mare decât cinci.

Acest trick este pentru a continua să pui întrebarea până când nu o mai poți pune.

Listează toate cauzele și efectele și planifică să corectezi cauza lor de bază,

• Planifică

Ultimul pas al acestui proces este acela de a combina cauzele și efectele lor corespunzătoare și să creezi un plan pentru a corecta problema fundamentală.

Planul ar trebui să se focuseze pe a face ca problema să nu mai apară.

Haideți să vedem metoda pusă în aplicare:

Citește și ”De ce să ţii un Bullet Journal şi de ce te ajută. Research”

Exemplu:

George a avut un accident.

Care este problema aici?

Definiția problemei: George este rănit.

Cauză --> Efect

De ce este George rănit? --> A căzut.

De ce a căzut? --> Podeaua a fost umedă.

De ce a fost podeaua umedă? --> A fost o valvă defectă.

De ce a fost o valvă defectă? --> A fost prost sigilată.

De ce a fost prost sigilată? --> Nu a fost întreținută.

Listează toate cauzele și efectele și planifică să corectezi cauza lor de bază, pentru a face ca problema să nu mai apară.

Fiecare „de ce?” ar trebui să acopere trei particularități diferite:

1. Descoperirea defectului care a cauzat problema. De exemplu, întrebarea „Cum s-a produs această situație?” se focusează direct pe defect.
2. Descoperirea motivului care a dus la defecțiune. De exemplu: „Ce sisteme au eșuat și cum?”.
3. Analizarea cauzei fundamentale sistematice, care produce o perturbare a sistemului, în loc să se focuseze e efectele izolate. De exemplu: „Ce a dat voie defectului ca să se producă?”

SUMAR

1. Ce este o cauză fundamentală? - Cauza fundamentală este factorul determinant al unei situații sau al unui șir de situații, la care se poate ajunge punând în mod repetitiv întrebarea „de ce?”.
2. Analiza cauzei fundamentale (ACF) - Este o tehnică de soluționare a problemelor, folosită la identificarea, înțelegerea și rezolvarea problemelor sau a incidentelor. Se focusează pe rezolvarea cauzei fundamentale a evenimentelor și nu pe simptomele inițiale.
3. Când se folosește ACF? - când are loc o problemă repetitivă, o problemă care pune în pericol siguranța și sănătatea, când are loc un defect critic, dar și în alte circumstanțe.
4. Metoda „Celor 5 De Ce?” - metodă a ACF care detectează cauza fundamentală a unui defect sau al unei probleme repetând întrebarea „de ce?”.